MENINGKATKAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

MENINGKATKAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Overview Walaupun semua kemajuan teknologi informasi tersedia untuk para manajer, komunikasi yang tidak efektif tetap terjadi dalam sebuah organisasi. Komunikasi yang tidak efektif sangat mengganggu para manajer, karyawan, dan organisasi. Komunikasi yang tidak efektif dapat menyebabkan kinerja yang buruk, hubungan interpersonal yang tidak baik, kualitas pelayanan yang buruk, dan pelanggan menjadi tidak puas. Agar sebuah organisasi menjadi lebih efektif dan mencapai keuntungan kompetitif, maka para manajer di semua level perlu menjadi seorang komunikator yang baik.

Komunikasi dan Manajemen Komunikasi adalah berbagi informasi antara dua individu/ kelompok atau lebih untuk mencapai sebuah pemahaman bersama. Pertama, komunikasi merupakan usaha manusia yang melibatkan individu maupun kelompok. Kedua, komunikasi tidak akan terjadi kecuali telah tercapai sebuah kesepahaman bersama.

Pentingnya Komunikasi Yang Baik Sebagaimana kita pahami bahwa sebuah organisasi bisa meraih keuntungan kompetetif jika manajer berusaha meningkatkan efisiensi, kualitas, inovasi , dan daya tanggap terhadap para pelanggannya. Komunikasi yang baik sangat penting bagi pencapaian keuntungan kompetetif tersebut. Para manajer dapat meningkatkan efisiensi dengan memperbaharui proses produksi untuk mengambil manfaat dari teknologi baru yang lebih efisien dan dengan melatih para karyawan mengoperasikan teknologi baru serta meningkatkan keterampilannya. Komunikasi yang baik dibutuhkan manajer untuk mempelajari teknologi baru, menerapkannya dalam organisasi, dan melatih para pekerja bagaimana cara menggunakannya. Demikian pula, untuk meningkatkan kualitas juga tergantung pada komunikasi yang efektif. Manajer harus mengkomunikasikan arti penting dari kualitas yang tinggi serta cara mencapainya kepada semua anggota organisasi. Para bawahan perlu mengkomunikasikan masalah dan saran-saran tentang kualitas kepada atasannya untuk meningkatkan kualitas. Komunikasi yang juga dapat membantu meningkatkan daya tanggap terhadap konsumen. Ketika anggota organisasi yang terdekat dengan pelanggan, seperti para salespeople di department stor atau teller di bank, diberdayakan untuk mengkomunikasikan kebutuhan dan keinginan pelanggan kepada para manajer, maka manajer akan mampu merespon kebutuahan pelanggan dengan lebih baik. Inovasi, yang sering terjadi dalam tim lintas fungsional, juga membutuhkan komunikasi yang efektif. Para anggota tim lintas fungsional yang sedang mengembangkan sebuah permainan elektronik baru, misalnya, harus saling berkomunikasi secara efektif utk mengambangkan sebuah game yang disukai pelanggan. Meraka juga perlu mengkomunikan proyek tersebut dengan manajernya. Jadi, komunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer dan seluruh organisasi untuk meningkatkan efisiensi, kualitas, inovasi, dan daya tanggap terhadap pelanggan, untuk mencapai competitive advantage. Oleh karena para manajer harus memiliki pemahaman yang baik tentang proses komunikasi agar mereka mamapu bekerja secara efektif.

Proses Komunikasi Proses komunikasi terdiri dari dua tahapan, yaitu tahapan transmisi (transmission phase) dan tahapan umpan balik (feed back phase). Pada tahap transmisi, informasi disebarkan diantara dua individu/kelompok atau lebih. Pada tahapan umpan balik, perlu dipastikan bahwa pemahaman bersama telah tercapai. Di masing-masing fase ini terdapat sejumlah tahapan yang harus dilakukan agar terjadi komunikasi. Fase transimisi meliputi sender, messages, encoding, medium, decoding by receiver, receiver, dan noise. Sender yaitu individu atau kelompok yang mengirim pesan. Message adalah informasi yang akan dikomunikasikan. Encoding yaitu proses penterjemahan pesan ke dalam symbol-simbol atau bahasa (misalnya dalam bentuk kata/verbal), noise yaitu istilah umum yang merujuk pada segala sesuatu yang mengganggu proses komunikasi di tiap-tiap tahapan.

Setelah sebuah pesan diterjemahkan ke dalam bentuk symbol (encoding), maka kemudian pesan dikirimkan melalui sebuah media kepada penerima pesan (receiver) , yaitu individu atau kelompok yang dimaksudkan untuk menerima pesan. Sebuah media (medium) afalah jalur yang dilalui pesan yang telah diterjemahkan untuk disampaikan kepada penerima, sebagai contoh sebuah panggilan telepon, surat, memo, atau komunikasi face-to-face. Pada tahap berikutnya, penerima pesan menterjemahkan dan memahami pesan tersebut. Proses ini disebut dengan istilah decoding, yang merupakan tahapan kritis dalam komunikasi. Fase feedback kemudian dilakukan oleh si penerima (yang kemudian menjadi pengirim pesan). Penerima memutuskan pesan apa yang harus dikirimkan kepada pengirim asli (yang kemudian menjadi penerima), menterjemahkan pesan ke dalam symbol (encode), dan mengirimkannya melalui medium yang dipilihnya. Pesan tersebut bisa berupa konfirmasi bahwa pesan telah diterima dan dipahami, atau sebuah pernyatan ulang tentang pesan asli untuk memastikan bahwa pesan tersebut telah diinterpretasikan secara benar, atau mungkin juga berbentuk permintaan informasi lebih lanjut. Pengirim pesan asli menterjemahkan pesan tersebut dan memastikan bahwa pemahaman bersama telah tercapai. Jika pemahaman bersama belum tercapai, maka pengirim asli dan penerima akan mengulang kembali proses tersebut sehingga tercapai kesamaan pandangan. Gambar 16.1 Proses Komunikasi

NOISE Pesan yang telah diterjemahkan ke dalam bentuk kata, tertulis atau lisan, disebut dengan komunikasi verbal (verbal communication). Kita juga bisa menterjemahkan pesan tanpa menggunakan bahasa tulis atau bahasa lisan, yaitu dengan komunikasi non verbal (non verbal communication). Komunikasi non verbal yaitu membagi informasi atau menterjemahkan pesan melalui cara ekspresi wajah ( senyum, mengangkat alis, cemberut), bahasa tubuh ( postur, gerak tubuh), dan bahkan dengan gaya berpakaian ( kasual, formal, konservatif, trendi). Misalnya, MM UGM mewajibkan para mahasiswanya untuk berpakaian rapi dan berdasi untuk mengkomunikasikan tentang sikap disiplin, formal, dan penghargaan tergaan terhadap etika keilmuan.

Komunikasi non verbal dapat digunakan untuk mem-back up atau menguatkan komunikasi verbal. Misalnya, kata-kata penghargaan (verbal) terhadap para karyawan yang telah melakukan pekerjaannya dengan baik dapat disertai dengan senyum yang tulus dan acungan jempol. Terkadang komunikasi non verbal bisa digunakan untuk menyampaikan pesan yang tidak bisa tersampaikan melalui saluran verbal. Misalnya, seorang kepala sekolah yang datang lebih pagi ke sekolah kemudian berdiri di depan pintu masuk sekolah sambil menyalami para siswa dan gurunya untuk menyampaikan pesan kedisiplinan.